2022年1月1日に施行される「改定電子帳簿保存法」に対しまして
最新版のふくろう販売管理システムではどう影響しているかをご紹介します。
以下は、最新版の全パッケージの仕様となります。
１．ふくろう販売で対象となる帳票
電子帳簿保存法とは、国税関係帳簿書類を電子保存するための要件を定めた法律です。
その「国税関係帳簿書類」の中でふくろう販売より発行できる主な書類は以下があります。
・見積書（控）
・注文書（控）
・納品書（控）
・請求書（控）
２．ふくろう販売で対象となる制度の種類
電子帳簿保存法に改定の対象となる制度の種類には以下の３つがあります
① 電子帳簿等保存 ・・・ 電子データとして保存した書類は、紙での保存が不要となります（紙廃棄を容認する制度）。これが上記１に記載しました、ふくろう販売から発行できる書類にあたります。
② スキャナ保存 ・・・ 紙で受領・作成した書類をスキャンして電子化した書類は紙での保存が不要となります （紙廃棄を容認する制度） 。上記①で管理する場合は、スキャナ保存は不要です。もしスキャナ保存をされる場合は、ふくろう販売とは別の管理になりますので、対応に関してはお客様にてご判断ください。
③ 電子取引に係るデータ保存 ・・・ EDIや電子メールなどでやりとりした取引データは、電子データのままで保存が必要となります（電子データ保存を義務づける制度）。こちらも、ふくろう販売とは別の管理になりますので、対応に関してはお客様にてご判断ください。
以上により、ふくろう販売に関連する制度は「① 電子帳簿等保存」のみとなりますので、当制度がふくろう販売に与える影響を以下にご説明します。
※領収書（控）など、ふくろう販売から発行できない書類に関してましては、紙での保存を継続されるか、上記「② スキャナ保存」とする必要があります。
３．対象となる事業者様について
ふくろう販売の最新版パッケージを導入されるお客様に関しましては、上記「① 電子帳簿等保存」制度に必要な要件を満たしていますので、上記１に上げた書類を紙ベースで保存する必要がなくなります。（紙廃棄の容認）
すなわち、請求書控等自己が一貫して電子で作成したものは、データのまま保存しても良いとされています。
逆に、紙ベースでの保存を継続されるお客様は、以下にご説明する要件は満たす必要がありません。
上記 「① 電子帳簿等保存」制度に必要な要件と、それをふくろう販売でどのように実現しているかを以下にご説明します。
４．ふくろう販売で対象となる要件
改定電子帳簿保存法にはいくつかの要件がありますが、その中でも上記 「① 電子帳簿等保存」制度に必要な要件の中で、 ふくろう販売に関係するものには以下があります。
ⅰ） 真実性の確保
① 記録の訂正・削除を行った場合には、これらの事実内容を確認できる電子計算機処理システムを使用すること
② 電子化した帳簿の記録事項とその帳簿に関連する他の帳簿の記録事項との間において、相互にその関連性を確認できること
③ システム関係書類（システム概要書、システム仕様書、操作説明書、事務処理マニュアル等）を備え付けること
ⅱ） 可視性の確保
① 通常の業務処理時間を経過した後に入力を行った場合には、その事実を確認できる電子計算機処理システムを使用すること
② 取引年月日、取引金額、取引先により検索できること
③ 日付又は金額の範囲指定により検索できること
④ 二つ以上の任意の記録項目を組み合わせた条件により検索できること
４．ふくろう販売での実現方法
ⅰ） 真実性の確保への対応
① 記録の訂正・削除を行った場合には、これらの事実内容を確認できる電子計算機処理システムを使用すること
ふくろう販売には伝票入力や取引先などのマスタデータの履歴照会画面が実装されています。
新規、修正、削除の更新年月日、更新担当者をいつでも確認可能です。
（サンプル画像はクリックして拡大表示してご確認ください）
② 電子化した帳簿の記録事項とその帳簿に関連する他の帳簿の記録事項との間において、相互にその関連性を確認できること
ふくろう販売では、例えば得意先様の取引確認の場合、売掛残高一覧表から得意先元帳、得意先元帳から売上・入金伝票のように画面遷移するジャンプ機能が実装されており、関連性が確保されています。
（サンプル画像はクリックして拡大表示してご確認ください）
③ システム関係書類（システム概要書、システム仕様書、操作説明書、事務処理マニュアル等）を備え付けること
ふくろう販売では、マニュアルを完全電子化しており、メインメニューから呼び出して確認できます。
また、ＦＡＱサーチ機能も実装しており、よくあるお問合せ内容から検索することも可能です。
ⅱ） 可視性の確保への対応
① 通常の業務処理時間を経過した後に入力を行った場合には、その事実を確認できる電子計算機処理システムを使用すること
上記ⅰ）①でご紹介した履歴照会画面では、更新年月日指定でその以降の履歴を照会できます。
（サンプル画像はクリックして拡大表示してご確認ください）
② 取引年月日、取引金額、取引先により検索できること
③ 日付又は金額の範囲指定により検索できること
④ 二つ以上の任意の記録項目を組み合わせた条件により検索できること
ふくろう販売では、明細表画面にて、取引年月日、取引金額、取引先の範囲指定条件で検索することができます。
また、伝票番号、事業所、品名など、二つ以上の様々な項目を組み合わせた条件により検索することができます。
５．補足
◆ 相手方から電子で受領した帳票に関して
ふくろう販売には影響しませんが、相手方から電子で受領した帳票の保存法については改定電子帳簿保存法は影響します。
以下、ご参考までに対応の一例を記載いたします。
ⅰ） 真実性の確保への対応
電子で受領した帳票の保存については、「請求書を出す側がタイムスタンプを付与する」もしくは「請求書を受け取る側がタイムスタンプを付与する」ことで真実性の確保要件を満たせますが、タイムスタンプの付与が難しい場合は、「データの訂正削除の防止に関する事務処理規程を整備する」方式で要件を満たすことができます。
詳細は国税庁の以下サイトでご確認いただけます。
また、ふくろう販売で電子帳簿保存法の帳簿データ保存の運用にあたっては、以下の前提が必要となります
① 電子計算処理に係る事務手続を明らかにした書類及び電磁的記録の備付け及び保存に関する事務手続きを明らかにした書類の整備
② 帳簿のデータをディスプレイの画面及び書面に速やかに出力することができるようハードウェアやデータ量を考慮した閲覧環境の整備
③ 検索に使用する帳簿のデータは、電子帳簿保存法の適用を受けて保存している帳簿データから直接出力される
④ 当該システムに保存された帳簿については、「優良な電子帳簿」の法令要件（機能的要件）を満たした帳簿となる。
ただし、電子帳簿保存法第８条第４項の過小申告加算税の軽減処置の適用を受けるためには、適用を受けようとする税目に関わる全ての帳簿について当該「優良な電子帳簿」の法令要件を満たして電磁的記録で保存し、かつ同法施行規則第５条第１項の適用を受ける旨の届出書をあらかじめ所轄税務署長等へ提出
ⅱ） 可視性の確保への対応
受領した帳票を例えばpdfで保存する場合、データ1つ1つのファイル名を「日付取引先金額.pdf」のように、一定のルールに沿って指定し、サーバのフォルダに保存することで「①取引年月日、取引金額、取引先により検索できること」の要件を満たすことができます。
もしくは取引先などをフォルダで分けても構いません。
また、「② 日付又は金額の範囲指定により検索できること」や「③ 二つ以上の任意の記録項目を組み合わせた条件により検索できること」に関しては、保存したファイルをエクセル等で一覧にまとめて検索できるようにすることで、これらの要件も満たすことができます。
ただし、件数が増えてくることで管理が大変になるようであれば、専用のシステムを導入されることをお勧めします。
改定電子帳簿保存法の要件は、今後も変更となる場合がありますので最新の情報は国税庁のＨＰ等でご確認ください。
とくに、以下の一問一答ページ（国税庁サイト）がご参考となります。
（索引簿の作成例なども記載されています）
